Stand des Projektes:
Die Pilotphase in den beiden Bezirken Esslingen und Glems-Schönbuch e.V. ist weit fortgeschritten, allerdings noch nicht vollständig abgeschlossen.
Im Zuge der Pilotphase wurde zunächst der Test der Migration der Mitgliederdaten aus den Altsystemen durchgeführt, um Unstimmigkeiten und sogenannte Dubletten herauszufiltern. Dieses ist in beiden Bezirken weitgehend abgeschlossen. Erwartungsgemäß gab es beim Test der Migration der Personendaten kleinere Probleme, die aber entweder direkt durch das Projektteam oder durch SEWOBE kurzfristig beseitigt werden konnten.
In der Produktivdatenbank befinden sich bereits über 3600 Kontakte aus den Pilotbezirken. Damit ist der Nachweis erbracht, dass der Massenimport aller Mitglieder einer Gliederung erfolgreich erfolgen kann, was eine wesentliche Forderung zur Einführung der Mitgliederverwaltung war.
Die Migration der Ehrungsdaten und der Ausbildungsdaten kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Der Test dieser Migration ist allerdings bereits in einigen Gliederungen erfolgreich verlaufen.
Bevor eine Gliederung auf das Produktivsystem umziehen kann, müssen die Nutzer eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis gemäß Bundesdatenschutzgesetz unterschreiben, wie unter Beantragung von Zugriffsberechtigungen (User-ID) beschrieben (http://wuerttemberg.dlrg.de/fuer-mitglieder/mitgliederverwaltung/beantragung-zugangsdaten.html)
Zur Zeit werden von den Ortsgruppen aus den Pilotbezirken die fehlenden Verpflichtungserklärungen erstellt. Im Bezirk Esslingen liegen derzeit 33 Verpflichtungen aus 6 Gliederungen vor. Der Bezirk Glems-Schönbuch e.V. ist später mit dem Piloten gestartet, von dort liegen 9 Verpflichtungen aus 4 Gliederungen vor. Das Projektteam erwartet, dass die Pilotphase in beiden Bezirken bis Ende Oktober abgeschlossen sein wird.
Damit könnten die Gliederungen beider Bezirke bereits Ende 2015 in den Regelbetrieb mit der neuen Software gehen, die Mitgliederstatistik am Jahresende 2015 mit der Software erstellen und die Beiträge für 2016 über die neue Software einziehen. Eine Ortsgruppe hat bereits einen Beitragseinzug erfolgreich mit der neuen Software durchgeführt.
Stand der Softwareentwicklung:
Hierarchieverwaltung (das beinhaltet die DLRG Gliederungshierarchie für alle Gliederungsebenen inklusive der dazugehörenden Benutzerverwaltung): Die Hierarchieverwaltung ist fertiggestellt und nach Umsetzung des sich aus der Pilotphase ergebenden Änderungsbedarfs vollständig implementiert.
Mitgliederstammdatenverwaltung(Kontaktdaten): Die offenen Auswertungen und Funktionen des Familienassistenten wurden erstellt, lediglich bei der Mitgliederstatistik gibt es noch Anpassungsbedarf, der aber in Kürze abgeschlossen sein wird.
Eine Anleitung zur Anlage von Kontakten in der Mitgliederverwaltungs-Software wurde erstellt und steht den Nutzern zur Verfügung.
Beitragsverwaltung: Die Beitragsverwaltung ist fertig gestellt. Mit dem neuen Release der Kernsoftware ab Kalenderwoche 38 ist auch die Eingabe des Verwendungszwecks bei Buchungen befriedigend gelöst.
Eine Anleitung zur Nutzung der Beitragsverwaltung wurde erstellt und steht den Nutzern zur Verfügung.
Gremienverwaltung: Modul ist fertiggestellt. Der Personennachweis für Gliederungen, die ihre Gremien in der Mitgliederverwaltungssoftware gepflegt haben, kann nun direkt über die Software abgerufen werden.
Eine Anleitung zur Nutzung der Gremienverwaltung wurde erstellt und steht den Nutzern zur Verfügung.
Ausbildungsverwaltung: Die Ausbildungsverwaltung ist fertiggestellt. Workflows zur Lizenzverlängerung fehlen noch. Standardauswertungen müssen noch definiert und implementiert werden. Hierzu fehlen noch die Anforderungen aus den Pilotbezirken. Hier ein Überblick der Ausbildungsverwaltung
Die Anleitung für die Ausbildungsverwaltung wurde erstellt und steht den Nutzern zur Verfügung.
Die Erstellung des Verbandslebenslaufes eines Mitglieds ist fertiggestellt.
Altdatenimport: Test des Imports von SPG-Daten und VHU-Daten wurde abgeschlossen.
Anleitungen zur Migration der Personendaten, zur Migration der Ehrungsdaten und zur Migration der Ausbildungsdaten wurden ebenfalls erstellt und stehen den Nutzern zur Verfügung..
Einige der definierten Auswertungs- und Berichtsassistenten müssen noch implementiert werden. Die Ehrungsverwaltung ist teilweise implementiert, allerdings gibt es bei der Erstellung der Ehrungsvorschläge noch Anpassungsbedarf zur Verbesserung der Praktikabilität.
In den nächsten Wochen wird SEWOBE die aus den Pilottest resultierenden Aktionspunkte abarbeiten und sich dann auf die Implementierung der Workflows konzentrieren. Ziel ist es, die Workflows bereits im Oktober im Testsystem zu testen.
Ausblick:
Die Kommission ist bereits mit einigen weiteren Bezirken des Landesverbandes, die die Mitgliederverwaltungssoftware zügig einführen möchten, im Gespräch. Erste Termine zur Vorstellung der Software auf den Bezirksratstagungen im Herbst wurden bereits vereinbart, sodass voraussichtlich zu Jahresbeginn 2016 weitere Bezirke mit den Vorbereitungen zur Einführung der Software beginnen werden.
Derzeit führt der DLRG Bundesverband Gespräche mit SEWOBE, um die Einführung der SEWOBE-Software für die DLRG bundesweit zu untersuchen. Die gesamte DLRG würde damit von der Entwicklungsarbeit im Rahmen des Projektes Mitgliederverwaltung des Landesverband Württemberg profitieren.
Voraussichtlich wird der Bundesverband allerdings die Ergänzung der Software um das Buchhaltungsmoduls bevorzugen.
Der Landesverband Württemberg wird die Mitgliederverwaltung den anderen Landesverbänden auf der nächsten Schatzmeistertagung des Bundesverbandes präsentieren. (Präsentation)
Stand des Projektes:
Im Moment ist die Pilotphase in den beiden Bezirken Esslingen und Glems-Schönbuch e.V. angelaufen.
In jeweils einer generellen sechsstündigen Informationsveranstaltung in den beiden Bezirken wurden die Hauptnutzer der beteiligten Ortsgruppen über den Stand des Projektes informiert. In Lifedemos wurde die Struktur und Funktionalität der Software erklärt und detailliert auf Fragen der neuen Nutzer eingegangen. Danach wurde der Ablauf der Pilotphase besprochen und den Teilnehmern der Veranstaltung der Ablauf bis zur Erteilung der Nutzerkennung erläutert.
Ein wichtiger erster Schritt ist der Test der Migration der Mitgliederdaten aus dem Altsystem (Bezirk Esslingen im Wesentlichen VHU; Bezirk Glems-Schönbuch e.V im Wesentlichen SPG), die in den beiden Bezirken bereits begonnen hat.
Der Test der Migration erfolgt noch auf dem Testsystem. Die in die Software eingebaute Konsistenz- und Doublettenprüfung führt in der Regel zu Fehlermeldungen, die im Altsystem bereinigt werden, bis eine fehlerfreie Migration möglich ist. Erst danach kann der Altdatensatz in das Produktivsystem überführt(migriert) werden.
Stand der Softwareentwicklung:
Hierarchieverwaltung (das beinhaltet die DLRG Gliederungshierarchie für alle Gliederungsebenen inklusive der dazugehörenden Benutzerverwaltung): die Hierarchieverwaltung ist fertiggestellt, allerdings zeigten sich zu Beginn der Pilotphase einzelne Probleme beim Import von Usern, die vermutlich auf die Feinjustierung von Zugriffsrechten zurückzuführen sind. Diese Probleme werden derzeit vom Anbieter bereinigt.
Mitgliederstammdatenverwaltung(Kontaktdaten): Verschiedene Auswertungen und Funktionen des Familienassistenten sind noch in Bearbeitung.
Beitragsverwaltung: Kernfunktionen sind getestet, allerdings sind einige Testfälle sind noch offen. Klärungsbedarf besteht bei Zusatztext in SEPA Lastschriftdatei
Gremienverwaltung: Modul ist fertiggestellt, bis auf bestimmte Auswertungen die noch nicht realisiert sind.
Ausbildungsverwaltung: Die Ausbildungsverwaltung ist weitgehend fertiggestellt. Workflows zur Lizenzverlängerung fehlen noch. Standardauswertungen werden in der Pilotphase definiert und später beim Softwareanbieter bestellt.
Verbandslebenslauf ist fertiggestellt.
Altdatenimport: Test des Imports von SPG-Daten und VHU-Daten wurde abgeschlossen. Eine Anleitung zur Migration ist ebenfalls erstellt und wird derzeit in der Pilotphase auf Praktikabilität getestet.
einige der definierten Auswertungs- und Berichtsassistenten, sowie die Ehrungsverwaltung müssen noch implementiert werden.
Auf Wunsch der Teilnehmer der Schatzmeistertagung, hat die Kommission den Softwareanbieter um Information und einer Teststellung des Buchhaltungsmoduls gebeten. Dieses ist nicht Teil des ursprünglichen Projektes. Das Buchhaltungsmodul ist zum Testen eingebunden. Der DLRG Kontenplan ist integriert. Test stehen noch aus.
Auf Grund der Tatsache, dass die Tests mehr Zeit in Anspruch genommen, wurde der Zeitplan angepasst und im April 2015 dem LV-Rat vorgestellt, der den Projektstatus zustimmend zur Kenntnis genommen hat.. Seit April läuft die Pilotphase, die laut Projektplan im Juni abgeschlossen werden soll. Nach Bereinigung eventuell auftretender Probleme oder Fehler und Abschluss der Entwicklung noch ausstehender Funktionen soll nach Beendigung der Sommerpause mit dem Regelbetrieb und der Einführung der Software im Landesverband begonnen werden.
Stand der Tests:
Hierarchieverwaltung(das beinhaltet die DLRG Gliederungshierarchie für alle Gliederungsebenen inklusive der dazugehörenden Benutzerverwaltung): Alle Testfehler wurden gelöst, mit drei Ausnahmen die erst nach Aktivierung des Rechtesystems getestet werden können. Die Kommission hat zudem verschiedene Änderungswünsche geäussert, die derzeit mit dem Lieferanten besprochen werden.
Mitgliederstammdatenverwaltung(Kontaktdaten): Die im Test erkannten Fehler sind weitgehend behoben. Verschiedene Auswertungen und Funktionen des Familienassistenten sind noch in Bearbeitung. Die Kommission hat zudem verschiedene Änderungswünsche geäussert, die derzeit mit dem Lieferanten besprochen werden.
Beitragsverwaltung: Kernfunktionen sind getestet, allerdings sind einige Testfälle sind noch offen. Klärungsbedarf besteht bei Zusatztext in SEPA Lastschriftdatei
Gremienverwaltung: Testfälle wurden durchgearbeitet, Feststellungen wurden an den Softwarelieferanten zu Behebung gemeldet. Auswertungen sind noch nicht realisiert.
Ausbildungsverwaltung: Testfälle wurden teilweise durchgearbeitet. Aktuell werden weiterer Tester aus OG’s hinzugezogen.
Verbandslebenslauf wurde aus Sicht anderer Module teilweise getestet und Fehler festgestellt. Ein eigenständiger Test ist noch offen
Altdatenimport: Test des Imports von SPG-Daten wurde abgeschlossen. Test des Imports von VHU-Daten ist in Arbeit.
einige der definierten Auswertungs- und Berichtsassistenten, sowie die Ehrungsverwaltung müssen noch implementiert werden.
Auf Wunsch der Teilnehmer der Schatzmeistertagung, hat die Kommissions den Softwareanbieter um Information und einer Teststellung des Buchhaltungsmoduls gebeten. Dieses ist nicht Teil des ursprünglichen Projektes. Das Buchhaltungsmodul ist zum Testen eingebunden. Der DLRG Kontenplan ist integriert. Test stehen noch aus.
Auf Grund der Tatsache, dass die Tests mehr Zeit in Anspruch nehmen, sieht der angepasste Zeitplan vor, dass die Tests der Module Ende Januar 2015 abgeschlossen sind und im Februar 2015 der Gesamttest des Systems mit dem Ziel der Abnahme erfolgt. Im März 2015 soll mit der Pilotphase in einem oder zwei Bezirken gestartet werden. Für Juni 2015 ist dann der Start des Regelbetriebs im Landesverband geplant.
Die Maskenentwicklung ist weitgehend abgeschlossen, mit Ausnahme für den Lizenzteil, der die Ausbildungen eines Mitglieds beschreibt und die Mitgliederehrung. Die Entwicklung der unterschiedlichen Module ist in vollem Gang und erste Module wurden vom Entwickler zum Testen freigegeben. Dementsprechend starten in Kürze die ersten Tests durch eine Gruppe von Anwendern aus den Gliederungen.
Zuerst werden Ende Juli die Kontaktverwaltung und die Beitragsverwaltung einem Funktionstest unterzogen, um sicherzustellen dass die Mitglieder/Adressen richtig verwaltet werden können, bevor Daten aus den Altsystemen migriert werden. Um die Tests strukturiert ablaufen zu lassen, hat die Kommission Testpläne und entsprechende Testprotokolle entworfen. Eine Basiseinweisung der Tester ist bereits erfolgt. Eine Einweisung in die zu testenden Module findet in Kürze statt.
Die Installation des Test- und Produktivsystems, sowie die Basiseinrichtung sind abgeschlossen.
Derzeit erfolgt die Maskenentwicklung der individuellen Module. Sobald diese fertig sind, werden diese mit der Kommission abgestimmt. Voraussichtlich erfolgt dies in der letzten Mai-Woche.
Die Verträge (Herstellvertrag und Wartungsvertrag) mit dem Softwareanbieter wurden unterzeichnet.
Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem Hoster sind unterschrieben.
Backup-Lösung über Softwareanbieter ist beauftragt, Vereinbarung steht noch aus.
Die Bereitstellung der Domains und der Zertifikate sind erfolgt.
Ausgewählt wurde ein Anbieter, der eine Standardlösung für Vereine und Verbände anbietet.
Diese Standardlösung wird auf die DLRG Wünsche angepasst. Insbesondere die Wünsche der Techniker erfordern weitgehende Anpassungen der Software. Vorteil dieses Konzeptes ist, das Weiterentwicklungen der Standardlösung auch für die DLRG Version nutzbar gemacht wird.