Tipps und Anregungen für die Durchführung

Die Veranstaltung sollte gut vorbereitet werden. Auf die zeitlichen Möglichkeiten und Fähigkeiten der Helfer sowie die vom Verantwortlichen vorgegebenen Rahmenbedingungen sind Rücksicht zu nehmen.

Arbeite immer mit Checklisten und bestimme die Zuständigkeiten und Abläufe von Anfang an konkret. Erstelle Ergebnisprotokolle, die alles Wesentliche enthalten. Auch Helfer, die bei einer Besprechung nicht anwesend waren, müssen die Protokolle verstehen können. Bei fast allen Veranstaltungen läuft die Organisation ähnlich ab.

Sämtliche Genehmigungen sind meist schriftlich und im Voraus bei der zuständigen Stelle einzuholen.

Versuche einen prominenten Bürger als Schirmherr/ -in für die Veranstaltung zu gewinnen. So können die Beachtung und der Erfolg der Veranstaltung verbessert werden.

Je breiter die Basis umso besser für die Kampagne. Es gibt zahlreiche Persönlichkeiten, die bei so einer Veranstaltung weiterhelfen können, die über Kontakte zu anderen Kreisen, Verbänden oder Gruppen verfügen. Überzeuge diese „Multiplikatoren“ von der Veranstaltung, denn sie sind wichtige Förderer für die Öffentlichkeitsarbeit.

Am besten die örtliche Tageszeitung als Aktionspartner gewinnen, dann hat man einen starken Partner an der Seite. Neben einer ausführlichen Berichterstattung über die Veranstaltung sollte die Ankündigung ebenfalls in der Tageszeitung stehen.

Informiere alle Medien in gleicher Weise. Eine Informationspolitik, die bestimmte Medien bevorzugt, zahlt sich nicht aus. Binde auch lokale Rundfunksender in die Aktivitäten ein. Eine Ankündigung der Veranstaltung oder eine kleine Reportage über die Aktion ist vielleicht möglich.

Verwende auch Plakate um auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Diese sollten natürlich am Veranstaltungsort und im Schwimmbad, in Schulen, an Informationsstellen der Verwaltung, an Volkshochschulen und überall dort, wo viel Publikumsverkehr stattfindet, aufgehängt werden. Schaufenster lokaler Geschäfte und Informationssäulen in Banken und sonstigen Örtlichkeiten bieten weitere Möglichkeiten Plakate anzubringen. Nutze auch die Möglichkeit von „Multiplikatoren“ wie Polizei, Bundeswehr, Feuerwehr und anderen Hilfsorganisationen.

Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Vorbereitung. Bespreche mit allen Helfern, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann, das zusammengestellte Ergebnis erleichtert die Organisation der nächsten Veranstaltung.

Alle Hinweise sind auch in einem Merkblatt des Innenministeriums Baden-Württemberg zusammengefasst.